Hatékony megbeszélés

A hatékony megbeszélés élménye

A hatékony megbeszélés szervezésével nem csak időt és energiát nyerhetsz a résztvevők számára. Ha képes vagy tartani a kereteket, hosszú távon elnyerheted a résztvevők együttműködését is, ami kreatív energiákat szabadíthat fel. A „beülök egy megbeszélésre” és a „részt veszek konstruktívan egy megbeszélésen” között óriási különbségek vannak főleg, ha az eredményét nézzük.

Az Alice Csodaországban című könyvben van egy szürreális kép, amikor Alice a Vörös Királynő birodalmába érkezve azt veszi észre, hogy ott élőnek rohannia kell, csak hogy egy helyben maradhasson. Ehhez hasonlóan a modern szervezetek egyik jellemző kórtünete, hogy miközben egyre gyarapodnak a megbeszélések, egyre kevésbé érik el céljaikat. Sokan vannak azok, akik mítingről mítingre rohannak, mindenhonnan késnek, nehezen állnak át egyik témáról a másikra, és a nap végére teljesen kimerülnek, miközben megélésük szerint érdemi munkát nem végezhettek.

Neked is vannak az alábbiakhoz hasonló tapasztalataid céges megbeszélések kapcsán?

• Nincs előre tisztázva a megbeszélés célja.
• Nem világos a napirend / témalista.
• Sokkal többen vannak ott, mint kellene.
• Nem sikerül fókuszáltnak maradni, rendre elkalandozik a csapat a témától.
• Újra meg újra felbukkannak korábban lezártnak hitt témák.
• Sokan nem szólnak hozzá, telefonjukba mélyedve máshol járnak.
• A lappangó feszültség értetlenkedésben, kötözködésben, olykor személyeskedésben válik tettenérhetővé.
• Annak is végig kell ülnie, akit csak egy napirendi pontért hívtak be.
• A végén nem világos, milyen következtetésre / akcióra jutott a megbeszélés.
• Nem születik összefoglaló, így mindenki másként emlékszik a történtekre.

Mit lehet tenni ez ellen? Szervezeti szintű megállapodás szükséges arról, mi elfogadható magatartás és mi nem egy megbeszélés előkészítése, lebonyolítása és utánkövetése során. Mindenkinek jeleznie kell, amikor ezek az elvek sérülnek egy konkrét helyzetben. Ehhez azonban először minden vezetőnek a saját csapatával szükséges példát mutatni.

Teremtsd meg saját csapatodban a hatékony megbeszélés menetét, hogy mindenki örömmel érkezzen és elégedetten távozzon. Legyetek ti a példavivők a szervezeten belül!

Próbáld ki!

Nézd végig az alábbi listát, és értékeltesd a csapatoddal az egyes állításokat 1-5 skálán aszerint, hogy mennyire valósulnak meg a csapatmegbeszéléseitek esetében!

• Tiszta a cél és a napirend.
• A megbeszélés kezdeményezője előzetesen végiggondolta, mely témákra kell feltétlenül ott lennie.
• Annyi idő kerül befoglalásra, amennyi feltétlenül szükséges.
• Az érintettek meghívást kapnak a cél és az agenda megjelölésével.
• Pontosan kezditek és fejezitek be a találkozót (ez utóbbi nem zárja ki a konszenzus alapú egyszeri hosszabbítást).
• A megbeszélés elejétől egyértelmű, ki vezeti a megbeszélést, és ki ír róla emlékeztetőt.
• A vezető tartja a napirendet, és jelzi, ha mellékvágányra terelődik a beszélgetés.
• Az elején adtok teret az összehangolódásnak.
• A vezető a végén összefoglalja az elhatározásokat / akciókat /döntéseket, és hogy ki mit vállalt.
• A találkozó végén mindenki röviden elmondhatja visszajelzését a megbeszélés eredményessége és hangulata kapcsán.

A fentiek közül melyik elem akadályozza leginkább az értekezleteitek eredményességét? Beszéljétek át a csapatoddal, mi az az egy lépés, aminek következetes bevezetése önmagában nagyot lendíthetne a csapatmegbeszélések eredményességén?

Ebben is támogathat benneteket a Csapatkártya, komoly szervezeti társasjátékunk, amely megfelelő időkeretekkel, világos menetrenddel és jól strukturált fordulókkal biztosítja a fókuszált beszélgetést, amiben minden lényegi szempont szóba kerülhet és végső soron megoldáshoz vezethet. Nincs benne üresjárat, egyértelmű a játék során megvalósuló megbeszélés célja, a téma világosan kijelölésre kerül, határozott szabályok gondoskodnak az időkeretek betartásáról, és az egymásra épülő játékos fordulók fokozatosan melegítik rá a résztvevőket a megbeszélendő témára és az akciók közös kijelölésére.

„Nagyon tetszett a Csapatkártya társasjáték, mert végig keretek között tartotta a csapatmegbeszélést. Hasznos volt, mert segített leszűkíteni a megbeszélendő témát, ami által az idő múlásával nem veszítettük el a fókuszt, hanem egyre koncentráltabbak lettünk. Mindeközben játékos versengésre késztetett, ami egészséges egy játék esetében úgy, hogy eközben együttműködésre sarkallt, hiszen a „nyeremény” a végén egy közös cél melletti elköteleződés lett.” 

Vörös Tamás

Retail Ügyfél Tribe Lead

OTP Bank Nyrt.

Martin Hajdu György, a Csapatkártya társalkotójának írása

Vissza a Valueteam főoldalára