Konstruktív visszajelzés

A legjobb megoldás a konstruktív visszajelzés alulteljesítők esetén is

Nem mindegy, vezetőként hogyan állunk hozzá egy-egy konstruktív visszajelzéshez a nem megfelelő teljesítményt nyújtó kollégák esetén. A hozzáállásunk hatással lehet a végkifejletre. Azt gondolom, mindannyiunk számára ismerős az a gyomor-, vagy torok tájékon jelentkező szorító érzés, ami egy-egy előttünk álló kellemetlen és elkerülhetetlen helyzetben a stressz szintünk növekedését jelzi. Jelen esetben ez a helyzet egy konfrontatív beszélgetés a csapatunk egy gyengébben teljesítő tagjával. Sok kérdés merülhet fel a beszélgetés előtt bennünk. „Vajon hogy fog reagálni?” „Támadni fog és mást hibáztatni, vagy hallgatásba burkolózik?” „Mi van, ha nem is tudja, hogy rosszul teljesít?” Mihez kezdjek azzal, ha elszabadulnak az érzések a beszélgetésen?” Nem mindegy, hogy erre a beszélgetésre úgy készülsz, mintha kivont karddal, teljes páncélzatban lépnél az arénába. Vagy inkább úgy gondolsz a beszélgetésre, mint egy építő jellegű, egy új kezdetet megalapozó közös tervezésre.

Készülj fel mentálisan a konstruktív visszajelzés előtt

Már egy korábbi cikkünkben írtunk a tudatos jelenlét fontosságáról és áldásos hatásáról akár munkahelyi környezetben is. Ha naponta több alkalommal beiktatsz vezetőként  néhány perces, öt-légzéses szüneteket, már sokat tettél azért, hogy könnyebben kezeld a napi szintű stresszt, vagy az érzéseidet. Azon a napon, amikor egy olyan kollégával beszélgetsz, akivel kapcsolatban negatív érzéseid vannak, mindenképp iktasd be ezeket a szüneteket, és ha azt érzed, hogy beszélgetés közben elragadnának az érzéseid, akkor is érdemes pár lélegzetet venned mielőtt reagálnál a helyzetre. Ezzel megteremted a teret és figyelmet a jelentkező érzéseknek, majd utána már tisztábban gondolkodva tudatos választ adni az adott szituációra.

Az sem mindegy, hogy hogyan címkézed az előtted álló beszélgetéseket. Másként állhatsz hozzá egy olyan beszélgetéshez, amit „kellemetlennek”, „küzdelmesnek”, vagy „nehéznek” titulálsz. Próbáld meg átkeretezni ezeket a gondolataidat és pozitívan szemlélni a helyzetet. Negatív visszajelzés helyett legyen konstruktív visszajelzés, konstruktív teljesítmény értékelés, a hibák felkutatása helyett közös fejlődési terv készítése a célod.

Gondold végig a beszélgetés tervét. Készíts egy vázlatot azzal kapcsolatban, hogy milyen pontokat szeretnél érinteni, és gondolkodj azon is, hogy vajon erre a kolléga hogyan fog reagálni? Ne írd le előre azt, hogy mit szeretnél mondani, csak a főbb pontokon gondolkodj.

Nagyon jó kezdési lehetőség az, ha megkérdezed a kollégát, hogyan értékeli ő a teljesítményét? Kérd, hogy ezeket példákkal is mutassa be, mert kíváncsi vagy rá, hogyan látja saját magát adott pozícióban. A válaszai alapján számtalan lehetőséged van tovább görgetni a beszélgetés. Ha te másként látod, akkor te is be tudod mutatni a saját nézőpontodat az általad hozott példákkal.

Fogadd el a saját és másik fél érzéseit

Még mindig sok vezető gondolja azt, hogy a munkahelyre az ember ne hozza be magánéleti problémáit. Ha lehet az érzéseit egyszerűen hagyja figyelmen kívül. Az érzések nagyon fontosak, azt jelzik, hogy valami jelentős dolog történik velünk, amivel foglalkoznunk kell. Akaratlanul keletkeznek bennünk, így azokat nem tudjuk otthon hagyni, mert emberségünk fontos „tartozékai”. Az viszont, hogy ezekkel az érzésekkel mit kezdünk, nagyon is fontos eleme lehet a teljesítményértékelő kultúrának egy munkahelyen. Elősegítheted a beszélgetés lelassításával az érzések feletti kontroll visszanyerését mind magadnál, mind a kollégádnál. Úgy tudsz lassítani a beszélgetésen, hogy amikor a kollégád beszél, maximálisan rá figyelsz és nem a saját válaszodon töröd a fejedet. Ha elmondta a másik fél, amit gondolt, akkor pedig várj egy pár pillanatot, mielőtt válaszolnál.

Ha azt látod, hogy a kollégád a beszélgetés alatt elsírja magát, nem biztos, hogy a beszélgetés hatására történt ez. Kérdezd meg, mi váltotta ki belőle ezt az érzelmi reakciót? Lehet, hogy a magánéletében történt olyan dolog, ami miatt ez a beszélgetés érzelmileg túlterhelte. Így pontosabban látod a helyzetet. Ha a kollégád nem tud a visszajelzésre figyelni magánéleti problémái miatt, akkor előbb azzal kell foglalkozni, hogy koncentrálni tudjon.

Ha a beszélgetésen történtek hatottak rá így, akkor az alábbi dolgokat teheted, hogy folytatni tudjátok a közös munkát:

• Várj, míg csitulnak az érzések!
• Kérdezd meg, hogyan tudsz segíteni? (Pohár víz, zsebkendő, szünet beiktatása)
• Fogadd el az érzéseit szavakkal is: „Látom, hogy most nagyon elkeseredtél attól, amit mondtam.” vagy „Úgy látom, szíven ütött a visszajelzésem”. Így lehetőséget biztosítasz a beszélgetés folytatására.

Legyenek tiszták az elvárásaid

Ha közös nevezőre jutottatok a kolléga teljesítményét illetően, akkor érdemes a jövő tervezésével foglalkoznod, aminek az alapja az elvárásaid tisztázása. Milyen viselkedésre, hozzáállásra van szükség ahhoz, hogy a kollégád jól teljesítő legyen? Nem elég azt megfogalmaznod, hogy „legyél proaktívabb”, vagy „motiváltabb”. Ezeket a szavakat cselekedetekre szükséges váltanod ahhoz, hogy biztos legyél abban, mindketten ugyan arra gondoltok. A proaktivitás megnyilvánulása lehet például az, ha a megbeszéléseken a kollégád elmondja az adott témával kapcsolatos ötleteit, gondolatait. Kérd meg őt, hogyha segítségre van szüksége, akkor a határidő lejárta előtt két nappal szóljon neked erről. Jelezd neki, hogy ha végig gondolva a saját teljesítményét úgy érzi, egy-egy készségnek híján van a jó munkavégzéshez, segítenél neki megtalálni annak a lehetőségét, hogyan tudna fejlődni.

Támogasd a fejlődés során

Új készségek nem egyik napról a másikra alakulnak ki bennük a viselkedésünket tekintve sem, segíts  kollégádnak ha szükséges, ezeknek az új viselkedéseknek a napi szokássá való tételében. Kérdezd meg tőle, hogy milyen támogatásra van szüksége és légy jelen. Ha úgy látod, hogy összecsapnak a feje fölött a hullámok, akkor beszéljétek meg újra azokat a kihívásokat, amiket az új készségek elsajátítása jelent. Segíts a tervezésben, vagy a prioritások felállításában. Adj visszajelzést, ha érzékelhető a fejlődése, és ha egy területen már magabiztos lett, akkor állíts elé új kihívásokat. Légy jelen!

És ha nem megy?

A nem teljesítésnek komplex okai vannak. Érdemes minden gyengébben teljesítő esetében megvizsgálni, hogy mivel lehet a gond. Vajon rendelkezik azokkal a készségekkel, képességekkel, ami a jó munkavégzéshez szükséges? Vajon elegendő erőfeszítést tesz a munkába? Vezetőként tudod, hogy mi az, amivel inspirálni tudod a munkatársaidat? Ismered a céljaikat? Megfelelő támogatást nyújtasz nekik és vajon ők képesek elfogadni azt? Milyen személyes problémákkal küzdenek? Vajon akarsz-e még energiát áldozni a folyamatosan gyengén teljesítőre?

Érdemes neked is időről időre felülvizsgálnod a saját hozzáállásodat, vezetői szerepedet ebben a folyamatban.

Ha a helyzet nem változik, akkor talán azon is elgondolkodhatsz, hogy egy kevesebb elvárással rendelkező pozíció megfelelőbb lehet a kollégádnak, vagy lehet, hogy a vezetési stílusod az, ami egyszerűen nem illik a kolléga személyiségéhez. Fontos, hogy kérj te is rendszeresen visszajelzést másoktól a munkáddal kapcsolatban: elsősorban saját vezetődtől, de akár, egy másik vezetőtársadtól, akivel közelebbi munkakapcsolatban vagy.

 

Vékony-Kovács Ivett

Vissza a Valueteam főoldalára